İhracat faturası, bir ihracatın başından sonuna kadar olan hareketlilik kâğıt üzerinde listelenmesine denir. İhracat faturası, çeki listesi, nakliye talimatı, yerel(Türkçe) dil faturası, gümrük beyannamesi, taşıma belgesi, ticari fatura ve paketlemeden oluşmaktadır. Aşağıda sırasıyla bahsedilmektedir.

İhracat Faturası

Mallar ihracatçının deposunda iken Türkçe Paketleme Listesi ve Gümrükleme-Nakliye Talimatından sonra düzenlenen ve resmi makamlardan tasdik edilmiş ve her satışta kesilen, malların ihraç edildiği döviz cinsini, TL ve dolar karşılığını gösteren faturadır. Ayrıca koli detayı ağırlık da belirtilir. KDV gösterilmez. Acil durumlarda aslı kapamadan önce ibraz edilmek şartı ile faks faturada gümrükçe kabul edilir. Türkçe fatura tüm resmi işlemler için esas olmakta ve gümrük beyannamesi bu faturaya göre hazırlanmaktadır. Bu üç belge mallar depoda /fabrikada iken hazırlanır. Türkçe Paketleme Listesi, Türkçe Fatura ve Gümrükleme-Nakliye Talimatı Gümrük Müşavirine elden teslim edilir, Türkçe Paketleme Listesi ve Gümrükleme Nakliye Talimatı ise Nakliyeciye faks veya e-maille gönderilir ve gümrük işlemleri başlar. Bu talimat ve belgelerin zamanında ve doğru gönderilmiş olması önemlidir.

Çeki Listesi

Türkçe paketleme listesi mallar hazır olduktan sonra hazırlanan ilk doküman olup ne kadar mal hazırlandığını, hangi kolilere konulduğunu, mal dağılımının nasıl olduğunu, koli ebatlarını ve toplam brüt/net ağırlığı 1 gösteren Türkçe listedir. Bu liste ihracatçı firmanın imalat, depo, sevkiyat veya üretim sorumlusu / bölümü tarafından hazırlanır. Devam eden sayfalarda görülen Türkçe paketleme listesinde bilgilerin doğruluğu çok önemlidir. Kolilere konulan mallarla listeye yazılan mallar arasındaki fark hiç beklenmedik bir şekilde müşteri kayıplarına neden olabilir. Diğer tüm işlemler ve dokümanlar bu listeye göre yapılacağı için bu belgedeki hatanın telafisi oldukça zordur. Bu belge ihracatçı firma tarafından hazırlandığı için herhangi bir resmiyeti olmayıp bir beyan gibi işlem görür. Bu belgeye göre çıkış gümrüğünde malların fiziki kontrolü yapılır. Türkçe paketleme listesinde mal adedi yanlışlığı belli bir miktara kadar sorun olmazken, koli adedinde (kap adeti) eksiklik işlemlerin durmasına neden olacaktır.

Gümrükleme ve Nakliye Talimatı

İhracatın doküman operasyonu hazırlanacak bir sayfalık talimatla oldukça pratik, hızlı, doğru ve kolay yapılabilir. Gümrük işlemlerinin yapılabilmesi için gümrük müşavirine, nakliye işlemlerinin yapılabilmesi için nakliye şirketine ihracatın tüm detaylarını gösteren bir talimat gönderilmelidir. Bu talimat yapılacak ihracatın tüm detaylarını içermektedir. Devam eden sayfalarda örnek bir talimatta görülebileceği gibi gümrük müşaviri ve nakliye şirketi diğer belgelerle beraber bu talimatı aldığında herhangi bir soru sormadan operasyon kısmını yapacaklardır.

Ticari Fatura

İhracattan sonra ihracatçı tarafından düzenlenen ve ihracatı yapılan malların değerini gösteren, hem malların gümrük işlemi için hem de bankasından mal bedelini ödemek için alıcının kullandığı gayri resmi yabancı faturadır (Ticari Fatura). Türkçe fatura ve gümrük beyannamesindeki değerin aynısı ticari faturaya yazılmalıdır. Ancak alıcıdan ihracatçı bir avans almışsa aldığı kısmı fatura üzerinde gösterip bakiye alacağın ödeneceğini faturada belirtebilir. Ticari faturanın Türkçe fatura ve gümrük beyannamesinden farklı olması çifte faturalama kavramının ortaya çıkmasına neden olur ki hem ihracat firması (değer kaçırmaktan) hem de ithalatçı firma (vergi kaçırmaktan) ceza ile karşı karşıya kalabilirler. Alıcının özellikle Türkiye ile herhangi bir ticari anlaşması olmayan kendi ülkesinde daha düşük gümrük vergisi ödemek için yabancı faturanın daha düşük değerle düzenlenmesi talep etmesi bu bahsettiğimiz cezai durumu firmalarla karşılaştırır. Ticari fatura alıcının talebine göre istenilen adette düzenlenebilir. Alıcı kendi gümrüğüne sunana kadar bir beyandan öte anlamı olmayıp herhangi bir resmiyeti yoktur.

İhracat Faturası İçerisinde Paketleme

İhracatı yapılan malların koli detayını (renk, adet, ağırlık, cins olarak) gösteren ve yabancı dilde düzenlenmiş listedir. Türkçe olarak düzenlenen paketleme listesi Türk gümrüğünden çıkış işlemleri için kullanılırken yabancı dilde düzenlenen packing list ise alıcıya gönderilir. Bu listedeki bilgiler esas alınarak alıcı gümrüğünde malların kontrolü yapılır.

Bu paketleme listesi uygulamada çeki listesi olarak isimlendirilmektedir. Oysa çeki listesi özellikle hava taşımacılığında istenmekte olup malların koli bazında brüt ve net ağırlığının yanında hacim ölçülerini de gösterir. Packing List’in doğru düzenlenmesi oldukça önemli olup yanlış bilgiler ihracatçıya müşteri kaybettirebilir.

İhracat Faturası Eksikliğine örnek

Gümrük beyanı yapılırken koli sayısının eksik çıkmasına dair örneği incelemekte fayda vardır: Koli Sayısının Tamamlanması ilk ihracatını gerçekleştirecek olan firma gerekli ön hazırlıklarını tamamladıktan sonra ilgili evraklarını gümrükçüsüne verip mallarını göndermeye hazır hale gelir. Pazartesi karayoluyla malların İstanbul’dan yola çıkıp 4 gün sonra teslim edileceği alıcıya bildirilir. Malların yükleme işlemi tamamlanır ve nakliyeci firma TIR’I yola çıkmaya hazır haldeyken beyannamede belirtilen 40 koli malın 35 koli olarak yüklendiği tespit eder.

Firma yetkilileriyle yapılan görüşmede 35 koli teslim alındığını ve beyannameyle örtüşmediği malların 5 koli daha getirilerek tamamlanması gerektiği ya da beyanname, fatura ve diğer evraklarda gerekli düzeltmelerin yapılarak malların yola bir sonraki araçla çıkarılacağı taşıyıcı firma tarafından ihracatçıya bildirilir. Karşı tarafa malların 4 gün içinde ellerinde olacağı bilgisi verilmesi nedeniyle bir sonraki araçla malların gönderilmesinin mümkün olmadığından çözüm üretilmesi ve sorunun kaynağının tespit edilmesi gerekmektedir. Fakat bu işlemlerin yapılması için verilen süre 30 dakika ile sınırlıdır ve taşıyıcı bunu ihracatçıya bildirmiştir. İhracatçı firma 5 kolinin ürünlere ait aksesuarları kapsadığını ve 30 dakika içerisinde taşıyıcıya ulaştırılamayacağını bildirir. Daha sonra bu 5 koli içeriği olan malın aslında alıcı tarafından istenmediği, firmanın jest olsun diye bunu da gönderdiği anlaşılır ve taşıyıcıya mevcut 35 koli içerisinden bir kısım malın eksik 5 koliye dağıtılması ve bu şekilde 40 kolinin tamamlanıp yola çıkartılması bilgisi verilir ve sorun bu şekilde çözülür.

• İhracat beyannameleri gümrükte açılırken toplam mal adedinden daha önemli veri olarak kap ya da koli adedi mutlaka doğru olarak gümrük müşavirine ve nakliyeciye ulaştırılmalıdır. Koli, kap, palet gibi hacimli taşıma ambalaj ya da araçlarının yanlış, eksik beyan edilmesi ya da beyandaki gibi çıkmaması durumunda ihracat ya da ithalat işlemleri tamamlanamayacaktır. Toplam adedin kolilere dağıtılması navlun maliyeti de düşünülerek ayarlanabilir.